قسم شؤون المواطنين: النشأة والمهام التنظيمية

تأسَّس قسم شؤون المواطنين استنادًا إلى توجيهات الأمانة العامة لمجلس الوزراء، التي دعت إلى إنشاء هذه الأقسام في جميع الوزارات والتشكيلات التابعة لها، وذلك تحقيقًا لمقتضيات المصلحة العامة وتحسين كفاءة الأداء الحكومي. وقد تم إقرار ذلك بموجب الأمر الوزاري رقم ( 12872) الصادر بتاريخ 25/10/2004، حيث يضطلع القسم بدور محوري في استقبال طلبات المواطنين والموظفين والطلبة بمختلف أنواعها، إضافةً إلى تلقي شكاواهم وتظلماتهم المقدَّمة إلى السيد الوزير أو رؤساء التشكيلات. كما يتولى القسم متابعة هذه الطلبات والشكاوى والإجابة عليها وفق الضوابط والإجراءات الرسمية المعتمدة، مما يسهم في تسهيل الإجراءات، وتعزيز الشفافية، وتحقيق الاستجابة الفعالة لمتطلبات الأفراد، بما يضمن تقديم أفضل الخدمات الحكومية لكافة الفئات المستهدفة.

تعد شؤون المواطنين شعبة إدارية تتبع رئاسة الجامعة من حيث الهيكل التنظيمي، ويُعنى بشؤون المواطنين المتعلقة بالجامعة وتشكيلاتها المختلفة، كما يسهم في تطوير مستوى الأداء الجامعي من خلال معالجة المشكلات المطروحة وتحقيق الاستجابة المثلى لاحتياجات الطلبة والموظفين وأعضاء المجتمع الأكاديمي.

-: وترتبط بالشعبة أربع وحدات رئيسية، وهي

1- وحدة حكومة المواطن الإلكترونية: تعنى بتفعيل آليات الحكومة الإلكترونية في تقديم الخدمات وتلقي الطلبات والشكاوى إلكترونيًا.
2- وحدة شكاوى المواطنين والبريد الإلكتروني: تتولى استقبال ومعالجة الشكاوى الواردة من المواطنين عبر الوسائل المختلفة، بما في ذلك البريد الإلكتروني.

3- وحدة متابعة طلبات المواطنين المنجزة وغير المنجزة: تختص برصد ومتابعة الطلبات المقدمة من المواطنين لضمان إنجازها في الوقت المحدد.

4-وحدة متابعة تنفيذ برنامج الشفافية وحماية المال العام: تهدف إلى تعزيز ممارسات الشفافية والنزاهة في العمل الإداري، والمساهمة في مكافحة الفساد المالي والإداري

5. *وحدة شؤون ذوي الشهداء*: تختص برعاية شؤون ذوي الشهداء وتقديم الدعم والخدمات اللازمة لهم.
6. *وحدة ذوي الاحتياجات الخاصة*: تعمل على تلبية احتياجات ذوي الاحتياجات الخاصة وتقديم الخدمات والمساندة اللازمة لهم لضمان اندماجهم في المجتمع الجامعي.

 

تعد هذه الشعبة ركيزة أساسية في تعزيز العلاقة بين الجامعة والمجتمع، حيث يسهم في تحسين جودة الخدمات المقدمة، وترسيخ ثقافة المساءلة والشفافية، وتلبية احتياجات الأفراد بكفاءة وفعالية.

 

أهداف شعبة شؤون المواطنين في الجامعة

تسعى شعبة شؤون المواطنين في الجامعة إلى تحقيق مجموعة من الأهداف التي تعكس التزام الجامعة بتقديم خدمات ذات جودة عالية، وتعزيز التواصل الفعّال بين المواطنين والإدارة الجامعية. وتتمثل  أبرز هذه الأهداف فيما يلي

1- ترسيخ ثقافة المؤسساتية والممارسات الحضارية
تعكس الشعبة نموذجًا متقدمًا لإدارة شؤون المواطنين في المجتمعات الحديثة ودولة المؤسسات، حيث تعتمد على مبادئ الشفافية، والحوكمة الرشيدة، والتفاعل الإيجابي مع احتياجات الأفراد.

2- تمثيل الجامعة ورئاستها بشكل رسمي وفعال
تعد الشعبة الواجهة التنظيمية للجامعة وتمثل السيد رئيس الجامعة في ما يتعلق بشؤون المواطنين، مما يسهم في تعزيز صورة المؤسسة الجامعية كبيئة متجاوبة مع احتياجات المجتمع الأكاديمي والإداري.

3- تقديم خدمات متكاملة وتحسين تجربة المستفيدين
تهدف الشعبة إلى تسهيل الإجراءات الإدارية وتقديم أفضل الخدمات لإنجاز معاملات المواطنين، الموظفين، والطلبة ، من خلال التنسيق والتعاون المستمر مع مختلف تشكيلات الجامعة، بما في ذلك الكليات، المراكز، والأقسام الإدارية.

4- إزالة العقبات وتوفير بيئة مراجعة ميسرة
تعمل الشعبة على تذليل الصعوبات التي قد تواجه المواطنين والمنتسبين عند مراجعة الجامعة، من خلال تطوير آليات عمل فعالة، واعتماد حلول تنظيمية وتقنية تساهم في تسريع إنجاز المعاملات وتحسين تجربة المراجعين.

5- تعزيز التواصل والتفاعل بين الجامعة والمجتمع
تسهم الشعبة في تعزيز العلاقة بين الجامعة والمجتمع من خلال الاستجابة السريعة والفعالة لطلبات المواطنين، وإيجاد قنوات تواصل مباشرة تضمن تقديم حلول عادلة ومنصفة لمختلف القضايا المطروحة.

الخاتمة
من خلال تحقيق هذه الأهداف، تسهم شعبة شؤون المواطنين في تحسين بيئة العمل الجامعي، وتعزيز مستوى رضا المستفيدين، وترسيخ مبادئ الشفافية والكفاءة في تقديم الخدمات، مما يعكس الدور الريادي للجامعة في خدمة المجتمع وتطوير الأداء الإداري.

أعمال شعبة شؤون المواطنين في الجامعة

تؤدي شعبة شؤون المواطنين في الجامعة دورًا محوريًا في تعزيز التواصل بين المواطنين وإدارة الجامعة، من خلال تنفيذ مجموعة من المهام التي تهدف إلى تحقيق الاستجابة الفعالة لمتطلبات المستفيدين، وتحسين جودة الخدمات المقدمة. وفيما يلي أبرز الأعمال التي تقوم بها الشعبة:

1- استقبال المراجعين ومعالجة طلباتهم
تتولى الشعبة استقبال المواطنين من مختلف الفئات، بما في ذلك التدريسيين، الموظفين، الطلبة، والمراجعين الخارجيين ، والاستماع إلى شكاواهم ومقترحاتهم، ومن ثم إحالتها إلى الجهة المعنية بعد عرضها على السادة المسؤولين لضمان معالجتها وفق الإجراءات المتبعة.

2- تنظيم المقابلات الرسمية مع المسؤولين في الجامعة
تشرف الشعبة على تنظيم اللقاءات والاجتماعات الرسمية مع رئيس الجامعة، مساعدي الرئيس للشؤون الإدارية والعلمية، وعمداء الكليات ، بهدف تسهيل تواصل المواطنين مع القيادات الجامعية لمناقشة القضايا ذات الصلة.

3- تقديم التوجيه القانوني والإداري للمراجعين
تقوم الشعبة بتوجيه المواطنين وإرشادهم إلى الصيغ القانونية المناسبة لحل مشكلاتهم، إضافةً إلى توضيح السياقات الإدارية المتبعة، والقرارات والقوانين النافذة ذات العلاقة بطلباتهم، مما يسهم في تسهيل الإجراءات وتوفير الحلول الفعالة.

4- مخاطبة الجهات المختصة بمتابعة وتنفيذ الطلبات
تتولى الشعبة مهمة التواصل مع الجهات المسؤولة داخل الجامعة لضمان تنفيذ الطلبات وفقًا للإجراءات الإدارية المعتمدة، مما يسهم في تعزيز مستوى الاستجابة وسرعة الإنجاز.

5- متابعة الطلبات والشكاوى
تقوم الشعبة بمتابعة جميع الطلبات والشكاوى التي يتم إرسالها إلى تشكيلات الجامعة المختلفة، لضمان تنفيذها ومعالجتها ضمن الإطار الزمني المحدد، مع تقديم تقارير دورية حول مستوى الإنجاز والمعوقات التي قد تواجه التنفيذ.

6- إدخال طلبات المواطنين في برنامج حكومة المواطن الإلكترونية
تسهم الشعبة في إدخال بيانات طلبات المواطنين ضمن  برنامج حكومة المواطن الإلكترونية  التابع للأمانة العامة لمجلس الوزراء، مما يتيح إمكانية متابعة الطلبات إلكترونيًا وتحقيق الاستجابة السريعة من الجهات المختصة.

7- الزيارات الميدانية لمتابعة الأداء الإداري
تقوم الشعبة بتنفيذ  زيارات ميدانية دورية إلى جميع تشكيلات الجامعة، بهدف الاطلاع على سير العمل، وتقييم مستوى تقديم الخدمات، والتأكد من استجابة الجهات المختلفة لطلبات المواطنين والشكاوى المقدمة.

8- التواصل مع المواطنين بشأن إجراءات طلباتهم
تعمل الشعبة على إبلاغ المواطنين بالإجراءات المتخذة بشأن طلباتهم أو شكاواهم من خلال الاتصال الهاتفي، البريد الإلكتروني (E-mail)، أو عبر المراجعة المباشرة، لضمان توفير المعلومات الدقيقة حول حالة الطلبات، وتعزيز الشفافية في التعامل مع المراجعين.

9- استطلاع آراء المواطنين وتلقي مقترحاتهم
تسعى الشعبة إلى (قياس رضا المواطنين والمراجعين) حول جودة الخدمات المقدمة من قبل الجامعة، من خلال استطلاع آرائهم واستقبال مقترحاتهم، مما يسهم في تحسين الأداء المؤسسي، وتطوير آليات العمل بناءً على التغذية الراجعة الواردة من المستفيدين.

الخاتمة
تؤدي شعبة شؤون المواطنين في الجامعة دورًا حيويًا في تحقيق التواصل الفعّال بين المواطنين والإدارة الجامعية، من خلال استقبال الطلبات، وتنظيم اللقاءات، وتوجيه المراجعين، ومتابعة تنفيذ القرارات، إضافةً إلى إدخال البيانات في الأنظمة الإلكترونية وإجراء زيارات ميدانية لضمان كفاءة الأداء. كما تسهم في تعزيز الشفافية والمساءلة، من خلال استطلاع آراء المواطنين حول الخدمات المقدمة، والعمل على تطوير السياسات والإجراءات بناءً على ملاحظاتهم ومقترحاتهم.

آلية تقديم الطلب ( المقابلة ):-

• كتابة الطلب بصورة واضحة ومحددة مع مراعات تحديد موضوع الطلب وعنوانه .
• كتابة الاسم الثلاثي وعنوان مقدم الطلب ورقم هاتفه والبريد الالكتروني والدائرة او مقر العمل والقسم العلمي المنتسب اليه حتى يتسنى الاجابة ومخاطبة الجهة المعنية .

للدخول الى استمارة المقابلات الالكترونية… اضغط هنا

للاستفسار اكثر وتقديم الشكاوى يرجى الاتصال :-

E-mail :- cau.uoitc@uoitc.edu.iq

Mobile :- 07906585060